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Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Entwurf vom 13.10.2026

1. Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „Fonavio“ zwischen [Firmenname, Rechtsform], [Straße], [PLZ Ort] („Fonavio“, „wir“) und unseren Kunden („Betrieb“, „du“).

(2) Fonavio richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, also an Personen, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Verbraucher können keinen Vertrag schließen.

(3) Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Betriebs gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt haben.

2. Vertragsschluss

(1) Mit dem Abschicken der Registrierung gibt der Betrieb ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags im gewählten Paket ab.

(2) Wir prüfen die Angaben, insbesondere den Nachweis der gewerblichen Tätigkeit. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir den Betrieb freischalten und dies per E-Mail bestätigen. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht.

(3) Der Betrieb versichert, dass seine Angaben richtig und vollständig sind, und teilt Änderungen (insbesondere Anschrift, Rechtsform, Inhaber, Bankverbindung) unverzüglich mit.

3. Leistungen

(1) Fonavio stellt dem Betrieb eine Software zur Nutzung über das Internet bereit („Software as a Service“). Je nach Paket gehören dazu insbesondere:

• eine öffentliche Buchungsseite unter fonavio.de/<Adresse des Betriebs>,
• Kalender, Terminverwaltung, Kundenstamm und Mitarbeiterverwaltung,
• E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen an Endkunden, SMS im Rahmen des Pakets,
• ein KI-Telefonassistent („Voice Agent“), der Anrufe entgegennimmt, Auskünfte gibt und Termine bucht, verschiebt oder absagt,
• branchenspezifische Funktionen, etwa Bestellungen und Küchenmonitor in der Gastronomie,
• optional die Anbindung von WhatsApp, Online-Zahlung und eigenen Telefonnummern.

(2) Der genaue Umfang ergibt sich aus der Paketbeschreibung zum Zeitpunkt der Registrierung. Wir entwickeln Fonavio laufend weiter und dürfen Funktionen ändern, sofern der vereinbarte Kern der Leistung erhalten bleibt und die Änderung für den Betrieb zumutbar ist.

(3) Wir stellen die Software mit einer Verfügbarkeit von 98,5 % im Monatsmittel bereit. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster (möglichst nachts) sowie Störungen, die wir nicht zu vertreten haben, etwa Ausfälle des Internets, von Telefon- oder Mobilfunknetzen oder von Drittanbietern nach Ziffer 6.

(4) Individuelle Leistungen (z. B. eine individuell gestaltete Webseite oder Buchungsseite) vereinbaren wir gesondert. Sie kosten einmalig ab 850 € nach Aufwand; spätere Änderungen daran berechnen wir mit 75 € je Stunde, abgerechnet je angefangene 15 Minuten. Danach gilt ein Paket nach Wahl mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten.

4. Pflichten des Betriebs

(1) Der Betrieb hält seine Zugangsdaten geheim, vergibt Zugänge nur an eigene Mitarbeiter und informiert uns unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet.

(2) Der Betrieb ist für die Inhalte verantwortlich, die er in Fonavio einstellt (Texte, Preise, Bilder, Begrüßungen des Voice Agents), und stellt sicher, dass sie keine Rechte Dritter verletzen, insbesondere Urheber-, Marken- und Persönlichkeitsrechte.

(3) Gegenüber seinen Endkunden ist der Betrieb der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Er sorgt für ein vollständiges Impressum und eine Datenschutzerklärung (Vorlagen stellt Fonavio bereit, sie ersetzen keine Prüfung) und informiert Anrufer vorab über den Einsatz des KI-Telefonassistenten und die Aufzeichnung bzw. Mitschrift. Die Verarbeitung durch uns regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

(4) Der Betrieb prüft die Ergebnisse des Voice Agents (z. B. gebuchte Termine, Notizen, Bestellungen) in angemessenen Abständen. Ein KI-System kann Anrufer falsch verstehen oder falsche Auskünfte geben; verbindliche Zusagen über Preise, Leistungen oder Fristen trifft der Betrieb selbst.

(5) Der Betrieb nutzt Fonavio nicht für unerwünschte Werbung, rechtswidrige Inhalte oder in einer Weise, die die Software oder andere Kunden beeinträchtigt (z. B. automatisierte Massenabfragen).

5. Preise und Zahlung

(1) Es gelten die Preise des gewählten Pakets bei Vertragsschluss. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die im Paket enthaltenen Telefonminuten, SMS und Weiterleitungsminuten gelten je Kalendermonat und verfallen am Monatsende. Darüber hinaus berechnen wir: Telefonminute 0,19 €, SMS 0,10 €, Weiterleitungsminute 0,39 €. Telefonminuten werden sekundengenau erfasst und je Monat auf volle Minuten aufgerundet; SMS zählen laut Versandbestätigung.

(3) Gebühren von Drittanbietern, die der Betrieb direkt mit diesen vereinbart (z. B. Meta für WhatsApp-Nachrichten, Stripe für Online-Zahlungen), sind nicht enthalten.

(4) Die Grundgebühr ist monatlich im Voraus fällig, Mehrverbrauch nachträglich mit der folgenden Monatsrechnung. Wir stellen Rechnungen elektronisch per E-Mail. Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift; der Betrieb erteilt dazu ein Mandat und sorgt für ausreichende Deckung. Kosten einer Rücklastschrift, die der Betrieb zu vertreten hat, trägt er.

(5) Ist der Betrieb mit einer Zahlung mehr als 14 Tage in Verzug, dürfen wir den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform mit einer Frist von 7 Tagen sperren. Die Buchungsseite zeigt dann keine freien Termine mehr. Die Pflicht zur Zahlung bleibt bestehen.

(6) Wir dürfen die Preise mit einer Ankündigung von mindestens 6 Wochen zum Beginn einer neuen Laufzeit anpassen. Bei einer Erhöhung um mehr als 5 % kann der Betrieb zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen; darauf weisen wir in der Ankündigung hin.

6. Leistungen Dritter

(1) Für einzelne Funktionen setzen wir spezialisierte Dienstleister ein, etwa für Sprach-KI, Telefonie und SMS, E-Mail-Versand und Hosting. Eine aktuelle Liste steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

(2) Online-Zahlungen von Endkunden laufen über ein eigenes Stripe-Konto des Betriebs (Stripe Connect). Der Zahlungsvertrag besteht zwischen dem Betrieb und Stripe; die Zahlungen gehen direkt an den Betrieb. Fonavio nimmt keine Gelder entgegen. Erstattungen, Rückbuchungen und Gebühren trägt der Betrieb.

(3) Für WhatsApp verbindet der Betrieb seine eigene Telefonnummer mit einem WhatsApp-Business-Konto. Es gelten die Bedingungen von Meta; Gebühren von Meta zahlt der Betrieb direkt an Meta.

(4) Ändert ein Drittanbieter seine Leistung oder stellt er sie ein, bemühen wir uns um gleichwertigen Ersatz. Ist das nicht möglich, entfällt die betroffene Funktion; bereits gezahlte Entgelte dafür erstatten wir anteilig.

7. Laufzeit und Kündigung

(1) Bei 12 Monaten Laufzeit verlängert sich der Vertrag nach Ablauf auf unbestimmte Zeit und ist dann mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündbar. Innerhalb der ersten 12 Monate ist eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen.

(2) Monatliche Verträge sind jederzeit zum Ende des laufenden Kalendermonats kündbar.

(3) Ein Wechsel in ein höheres Paket ist jederzeit zum nächsten Monat möglich, ein Wechsel in ein niedrigeres Paket zum Ende der Laufzeit.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn der Betrieb mit zwei Monatsentgelten in Verzug ist oder Fonavio trotz Abmahnung rechtswidrig nutzt.

(5) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail) oder erfolgen im Admin-Bereich.

8. Daten nach Vertragsende

Bis 30 Tage nach Vertragsende kann der Betrieb seine Daten (Kunden, Termine, Leistungen) exportieren. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Rechnungen an den Betrieb bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf.

9. Nutzungsrechte

(1) Der Betrieb erhält für die Laufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, Fonavio im Rahmen dieser AGB zu nutzen. Rechte an der Software verbleiben bei uns.

(2) Der Betrieb räumt uns die Rechte an seinen Inhalten (z. B. Logo, Fotos, Texte) ein, die wir benötigen, um sie auf seiner Buchungsseite und im Voice Agent anzuzeigen bzw. zu verwenden. Die von uns bereitgestellten Standardbilder darf der Betrieb nur innerhalb von Fonavio nutzen.

10. Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Betrieb regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf die vom Betrieb in den letzten 12 Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Entgelte.

(3) Für entgangene Termine oder Umsätze infolge falscher Auskünfte oder Fehlbuchungen des Voice Agents haften wir nur nach Absatz 1 und 2. Der Betrieb bleibt nach Ziffer 4 Abs. 4 zur Prüfung verpflichtet.

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

(5) Diese Beschränkungen gelten auch für unsere Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.

11. Datenschutz und Vertraulichkeit

Wir verarbeiten die Daten der Endkunden des Betriebs ausschließlich in seinem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der mit der Registrierung abgeschlossen wird. Wie wir Daten des Betriebs selbst verarbeiten, steht in unserer Datenschutzerklärung. Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus.

12. Änderungen dieser AGB

Wir können diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dies aus sachlichen Gründen erforderlich ist (z. B. Gesetzesänderungen, neue Funktionen) und den Betrieb nicht unangemessen benachteiligt. Wir teilen Änderungen mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Betrieb nicht bis zum Inkrafttreten, gelten sie als angenommen; darauf weisen wir in der Mitteilung hin. Widerspricht er, kann jede Seite den Vertrag zum Inkrafttreten kündigen. Änderungen von Preisen und Hauptleistungen richten sich nach Ziffer 3 Abs. 2 und Ziffer 5 Abs. 6.

13. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand ist [Sitz von Fonavio], soweit der Betrieb Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Es gilt dann die gesetzliche Regelung.